1:1 toplantılar nedir, ne işe yarar?

1:1’in amacı nedir?

Basitçe bakarsak, yöneticiler olarak katma değeri olmayan kişileriz. Koordinasyon kapasitesinden başka bir şeyle ‘ürünün’ teslimine dahil olma eğiliminde değiliz, iş için değeri asıl sağlayan ekiplerimizdir. Bizim işimiz onların tüm benlikleri ile bu zorluklara karşı gelebilecekleri bir ortam sağlamak. Bu yüzden benim için, etkili bir yöneticinin ve buna bağlı olarak iyi bir 1: 1’in temel ilkeleri şunlardır:
  • Kişiyle iyi bir ilişki kurmak – Kim Scott Radikal Candor adlı kitabında ‘Kişisel olarak ilgilenin / Doğrudan meydan okuyun’ ekseninden bahseder. Pek çok yönetici, çalışanları ile “doğrudan meydan okuma” konusunda daha iyi olmaya çalışır, ancak “kişisel ilgi” eksenini ihmal eder – bense önce bunu çözmeyi savunurum ve zorlukların daha çabuk aşılacağına inanırım. Aileleri nasıl? Hafta sonu yaptıkları o eğlenceli şey nasıldı? Sağlıkları nasıl? vs. vs. Bunu çözmezsek ekiplerimizden ve 1:1’lerden en iyi şekilde yararlanamayız. Bu, bizim tarafımızda da bazı konularda paylaşıma açık olmayı gerektirir – kendimizden paylaşımlarda bulunmak, ekiplerimizin birşey paylaşmasından belki de daha önemlidir.
  • Sağlam bir geri bildirim döngüsü oluşturmak – geri bildirim almak ve vermek (övgü değil), ekiplerimizle etkili bir ilişkinin anahtarıdır. Geribildirim 1:1’lere izole edilmemelidir, ancak kesinlikle geri bildirime daha fazla dalmak için bir fırsat sağlar ve bir kişinin gelişmesine gerçekten yardımcı olur. Yine de bunun iki yönlü bir yol olduğunu vurgulamak önemlidir – insanların sizin onlara verdiğiniz kadar geri bildirimde bulunduğu bir duruma girmek bu ilişkinin anahtarıdır. Bir yönetici olarak kritik geri bildirimlere açık olun ve bu geri bildirimleri memnuniyetle karşılayın; ekiplerinizle aynı şeyi yapmanın çok daha kolay olduğunu göreceksiniz.
  • Uyum ve Amaç – Yönetimde olmanın faydalarından biri, genellikle şirket, gittiği yön ve öncelikler hakkında daha geniş bir açıdan bakabilecek bilgiler elde etmemizdir. Bunu ekiplerimizle paylaşmamız çok önemli ve bunların çoğu 1:1’lerde gerçekleşecek. Daniel Pink’in Drive‘da vurguladığı gibi, insanlar işlerinde Amaç, Uzmanlık ve Otonomi ister. Bir kişiye para konusunu ortadan kaldıracak kadar maaş verdiğimizi düşünürsek, ekiplerimizi motive etmek ve gerekli işleri uyumlu bir şekilde ve şirketin amacı doğrultusunda ilerlemesini en üst düzeye çıkarmak, yöneticilerin  yapabileceği en iyi şeylerden biridir.
  • Gelişme – Ekip üyeleri nadiren rollerinde sabit kalmak isterler. Gelişmelerine, ilerlemelerine nasıl yardımcı oluruz, gelecekteki liderlerimizi nasıl yetiştiririz? Herkes yönetici olmak istemez, ancak kıdemli bir Yazılım Mühendisi, Teknik Liderliğe nasıl ilerler? Daha iyi neye benziyor? Ekiplerimizin kendilerini geliştirmelerine ve büyütmelerine yardımcı olmak bizim işimiz.

Yukarıdakilerin tümü bir dizi mekanizma aracılığıyla sağlanacaktır, ancak koçluk ve mentorluk bu işin anahtarıdır.

Bu onların toplantısı, sizin değil

Burada belirtmekte fayda görüyorum, 1:1 bir yönetici olarak sizin değil, çalışanların toplantısıdır. Onların konuşmak istediği konular çok önemlidir. Bu, sizin soru sormamanız gerektiği anlamına gelmez (aslında, ilk 1: 1 için bir soru listesi vermek üzereyim), ancak konuşmak istedikleri her şeye öncelik verilmelidir.

1:1’leri nasıl takip etmeliyim?

Bunun doğru bir cevabı yok, sizin ve doğrudan size bağlı olan kişi ile birlikte üzerinde çalıştığınız paylaşılan bir doküman kadar basit olabilir. Düzenli toplantıları, örneğin onbeş günde bir yapılacak 1: 1’ler gibi şeyleri birbirine bağlayan bir dizi araç var – sizin için hangisi kolay geliyorsa onları kullanın, ancak işin hangi uygulamada bunları kaydedeceğim kısmına saplanıp kalmayın. 

İlk 1:1 – Görüşme

Kendimce bir ilişki kurmanın ilk safhalarındaysam, öncelikle kendimden birşeyler paylaşmanın önemli olduğunu düşünüyorum ve ardından ilişkiden bazı beklentileri ortaya koymayı tercih ediyorum.

Kendinizi Paylaşmak

Bu çok zor, rahatsız edici ve kendinizi savunmasız hissedebileceğiniz bir durum. Geçmişimi, ailemi, iş dışında yapmayı sevdiğim şeyleri paylaşıyorum. Daha sonra daha derine inerek, hayattaki bazı başarı ve başarısızlıklarım hakkında paylaşıumlarda bulunuyorum. Bunu sempati veya tepki istediğim için yapmıyorum, bunu o kişiyle harika bir ilişki kurmak istediğim için yapıyorum ve ilk olarak kendim savunmasız kalacak şekilde adım atarak, biraz güven inşa etmenin en iyi yolu olduğunu düşünüyorum. Paylaşmak bir süper güçtür.

Beklentiyi Ayarlamak

Beklentilerinizi önceden oluşturmak (ve gerçekten de ekip üyenizin beklentilerini dinlemek) önemlidir. Paylaştığım bazı beklentilerim:

  • Geri bildirim – Yönlü bir geri bildirimin her zaman 1:1 olacağını vurgularım yani başkalarının yanında değil, aynı zamanda insanların övgüyü nasıl almaktan hoşlandıklarını anlamak için bir konuşma yaparım. Çünkü bazen övgünün başkalarının yanında alınması tercih edilebiliyor. Yönlü geri bildirimin, gerçekleştiği zamana mümkün olduğunca yakın bir zamanda gerçekleşeceğini açıkça belirtirim (böylece geri bildirim vermek için 1:1’leri beklemeyeceğiz, ancak gerekirse daha ayrıntılı tartışabiliriz).
  • Açık ve Eleştirel – İnsanların açık ve eleştirel olmasını beklediğinizi önceden belirtmek önemlidir. Burada anahtar konu ‘Sürpriz olmaması’ – eğer her yönüyle birlikte konuyu bilirsem insanları destekleyebilirim. Fikir almanın, geri bildirim almanın ve her şeye karşı eleştirel bir meydan okumanın ne kadar önemli olduğunu gerçekten vurgulamaya çalışıyorum. En iyi fikirler, kendini güvende hisseden ekiplerden gelir ve ilk 1:1’de bu konuyu öne çıkartmak önemli bir noktadır.
  • Sağlıkları – Aşırı çalışmanın ve stresin öldürücü olduğunu biliyoruz. Sağlıklarının öncelik listemde üst sıralarda olduğunu vurgulamak inanılmaz derecede önemli. İnsanların ellerinden gelenin en iyisini yapamamalarının birçok geçerli nedeni vardır ve bu şekilde olmalarının yanlış olmadığını bilmeleri ve kendilerini güvende hissetmeleri önemlidir. Gerektiğinde dinlenmek, öğrenmeye zaman ayıramayacak kadar meşgul olup olmadıklarını söylemek gibi şeyler, ekibinizdekilerle kişisel olarak ilgilenmeniz gerektiği konusuna geri döner.
  • Sorumluluk – bununla ilgili bir beklenti belirlemek, nasıl çalıştığımızı netleştirir. Ekip üyelerinin beni sorumlu tutmaları gerektiğini belirtmek, ancak daha da önemlisi, birbirlerini ve kendilerini sorumlu tutmalarını hatırlatmak, herkes için daha iyi sonuçlar doğurur.
  • Lider/Lider modeli – birkaç yıldır benimsediğim, David Marquet’in “Turn the Ship Around” kitabından gelen bir şey. Niyet modeli harika çalışıyor ve ekip üyelerinin hiçbir şey için asla izin istemelerine gerek olmadığını, bunun yerine niyetlerini belirtmeleri gerektiğini açıkça belirtiyorum. “Bu konferansa katılmayı planlıyorum. Bulut mimarisi ve performansıyla ilgili içeriğin benim ve ekibim için gerçek bir fayda sağlayacağını hissediyorum.” Ufak bir detay, ancak konuyu değiştiriyor ve gerçekten sadece herhangi bir endişem varsa soru sormam gerektiği anlamına geliyor. 

Yukarıdakilerin tümü, hazırlık aşamasıdır ve ekiplerimizde değer verdiğimiz davranışları modellemeyi sağlamaya çalışır. Doğal olarak, bunlar işvereninize bağlı olarak değişecektir, ancak ekiplerinizin otonom olmasını, sizin katkınız olmadan karar verme ve sorumluluk almasını ve bunu yaparken gerçekten desteklendiğini hissetmesini sağlamayı amaçlamaktadır.

1:1 – Sorular

Bunlardan bazıları yalnızca zamanla ortaya çıkacak, bazıları ise o ilk toplantıdan itibaren geçerli olacak. Elbette bunları okuduğum farklı sitelerden etkilenerek ve bazılarını da zaman içinde kendisi oluştukça biriktirdim.

1:1

  • 1:1’leri senin için en değerli yapan nedir?
  • Benden en çok neye ihtiyacın var?
  • Hangi davranışımı değiştirmek istersin? (eğer sizi tanıyorsa)
  • Çevrendekilerden neye ihtiyacın var?
  • Hangi zaman aralığı senin için en iyi sonucu verir? Varsayılan olarak haftada 45 dakikaya ayarlıyorum, ancak bu senin toplantın, peki senin için en iyi olan nedir?

Takım

  • Bu takımda farklı yapmamız gerektiğini düşündüğünüz tek şey nedir?
  • Takım bizim söylemediğimiz neyi söylemeli?
  • Değer kattığını hissetmediğiniz herhangi bir şey için zaman kaybediyor musunuz? Nasıl yardımcı olabilirim?

Kişiye özel

  • İş dışında: Nasıl kendini iş konularından uzaklaştırırsın, rahatlamak için ne yaparsın, eğlenmek için ne yaparsın?
  • Kariyerinden ne istediğine dair bir fikrin var mı?
  • Seni huzursuz yapan nedir?
  • Senin huzursuz olduğunu nasıl anlayacağım?
  • Huzursuz olduğunda sana nasıl yardımcı olabilirim?
  • Seni en çok zorlayan şey nedir? Nasıl çözüyorsun?
  • Yılın sonuna geldiğimizi varsayarsak ve başarılı bir yıl geçirmiş olsan, sene sonunda bu nasıl görünürdü?
  • Gelişmek için şu anda neye odaklanıyorsun?

Kapanış

  • Bu toplantıda konuşulanlardan benim harekete geçebileceğim önemli aktiviteler var mı?
  • Bu toplantı sonrası senin yapmak istediğin herhangi bir aktivite var mı?

1:1’in önemi

Şu anda çalışan bağlılığı ve çoğu çalışanın kendilerini yüksek düzeyde şirkete bağlı olarak sınıflandırmadığına dair pek çok sayıda çalışma var. Şirkete bağlılığı olmayan her çalışan için performans kaybı, kayıp ilişkiler ve potansiyel gelir kaybı size ve işletmenize bir maliyet oluşturur.

Ekiplerimiz organizasyondaki katma değerdir – ürünleri, hizmetleri, ilaçları ve sonuçları yaratanlardır. Bir yönetici olarak, bu çalışanları işe dahil etmekten ve onlara gelişebilecekleri bir ortam sağlamaktan daha büyük bir sonuç yoktur.