Uzaktan çalışan ekip üyelerinizi üretken ve mutlu tutmanın yolları nelerdir?

Yıllar geçtikçe gelişen teknolojiler sayesinde uzaktan çalışma ve sanal ekiplerin birlikte çalışması giderek arttı. Belki siz de bir sana iş gücü kullanıyor olabilir yada iş arkadaşlarınızdan uzakta bir başka lokasyonda çalışıyor olabilirsiniz. Birçok işletme, çalışanlara daha esnek bir yaşam tarzı için böyle bir fırsat sunmaya başlarken hala bazı yöneticilerin güven eksikliği sebebiyle uzaktan çalışma politikalarına karşı olduklarını görmek beni şaşırtıyor. 20 yıllık iş hayatının 5 yılını HOMEOFFICE düzeninde dünyanın diğer ucundaki ekipleri yönetmiş biri olarak şunu çok net söyleyebilirim.

1.Kesinlikle ofiste çalıştığınızdan çok daha uzun süre çalışıyorsunuz. Yapılan araştırmalara göre ortalama günde 4 saat fazla çalışılıyormuş.

2.Bölünmeden çalışarak zamanı çok daha verimli kullanabiliyorsunuz.

3.Kendi istediğiniz gibi çalıştığınız için, mutlu oluyorsunuz.

Yavaş yavaş şirket yöneticileri bir kişiyi işe alırken, sadece bir yeteneğinden dolayı almamaları gerektiğini anlamaya başladılar. İş hayatı sonuçta bir ortaklık gibidir. Sizinle çalışacak olan kişide öğretemeyeceğiniz doğuştan gelen duygusal becerilerin olup olmadığına bakmanız gerekir. Bunlar, empati kurabilme, iyimserlik ve kendi-farkındalığı gibi nitelikler olmalıdır. Bu özellikleri bir görüşmede tespit etmek neredeyse imkansızdır. Bu nedenle işe alım sırasında, adaylarla çok daha anlamlı konuşmaların olduğu, formalin dışında, sohbet tadında geçen görüşmeler yapılmasını öneriyorum.

Uzakta çalışan kişileri dahil edebilmek için tıpkı eskiden yapılan ayak üstü sohbetler gibi Skype, Whatsapp, Messenger gibi uygulamalar yardımıyla iş dışı sohbetleri de tetiklemek gerekir. Özellikle görüntülü konuşmalar bu noktada yardımınıza koşacaktır. Karşı tarafın mimiklerini görebilmenin etkisini tarif etmeme gerek yok herhalde. İhmal edilen çalışanlar yalnızlık duygusu geliştirirler; takdir edilmediklerini düşünür ve bitkin hissederler. Bu da üretkenlik seviyelerinin düşmesine ve içlerinde çalışma  isteğinin kalmamasına sebep olur.

Toplantılar bu nedenle çok önem taşımaktadır. Çalışanlarınıza ilham verme, onlardan memnuniyetinizi gösterme ve diğerlerinin yanında takdir ederek gururlarını okşamak için size bir fırsat sunarlar. Günümüzün olağanüstü teknolojisinin kullanımıyla, video konferans yoluyla bağlantı kurmak çok kolaydır, ancak yüz yüze görüşmelerin değerini göz ardı etmemek gerekir. Yılda en az 1 kez mutlaka biraraya gelinmeli ve o havayı daha sonra toplantılarda devam ettirmeye çalışmanızı tavsiye ederim.

Uzaktan (evden) çalışmak, çoğu zaman yanlış anlaşılıyor ve sanki kişinin hiç tatile veya kendine ait zamanı olmayacakmış gibi çalışacağı beklentisine girilebiliyor. Bunu şöyle düşünürsek daha iyi olur gibi geliyor bana. Nasıl ki bir kişi ofise geldiğinde kahvaltısını yapıyor, arkadaşlarıyla ayak üstü sohbet ediyor, sigara molaları veriyorsa evde de bunları yapması gerekir. Üstelik evde bunları yapması için bence bir prosedür bile olmalı. Durmaksızın ekran karşısında odaya kapanıp çalışan birisinden nasıl verim bekleyebilirsiniz ki? Yine bir araştırmaya göre uzaktan çalışanların %16’sının yılda sadece 0 ila 5 gün arası tatile çıktığı tespit edilmiş. Bence bu oran çok daha yüksektir, çünkü aslında o kişilerin zaten tatile ihtiyacı olmadığı düşünüldüğünden, konunun takip edilmesine gerek duyulmamıştır.

Siz belki de çalışmayı çok seven ve saatlerce çalışan biri olabilirsiniz (bu arada kesinlikle tavsiye etmiyorum), ancak çalışanlarınızın da aynısını yapmalarını beklemeyin lütfen. Hani diyoruz ya, beş parmağın beşi bir değildir diye, işte bunu tam da burada hatırlayın, olur mu? Uzaktan çalışanlar, demin de belirttiğim gibi genellikle 40 saatlik iş haftasına saatler ekleyerek, garip zamanlarda çalışmaya eğilimlidirler, ancak bu sizin onlardan beklentiniz haline dönüşürse, işte o zaman durum farklı olur.

Sabah saat 1’de uykunuz kaçtı diye kalkıp e-posta yazmak istiyorsanız, devam edin ve çalışanlarınıza e-posta yazın, ancak onları sabaha kadar göndermekten kaçının. Outlook’da “delay sending” diye göndermeyi istediğiniz saate kurabildiğiniz bir ayar var mailinizin içinde. Daha makul bir saate tıklayın öyle gönderin. Bu en fazla 3-5 fazla tık yapmanıza sebep olur. Çalışanlarınızı memnun etmek isterken, işkolik eğilimlerinizi taklit ettirmeye çalışıyormuşsunuz durumuna düşmeyin, benden söylemesi. 😉

Bir diğer konu da artık lütfen saatleri saymayı bırakın, üretkenliğe odaklanın. Uzaktan çalışmak özgürlük ve esneklik sunar. Biliyorum eski alışkanlıklar zor ölür, ama artık kart basılan o günlerde değiliz / olmamalıyız. Çalışanlarınız iş ile ilgili beklentileri karşıladığı ve teslim tarihlerini geciktirmediği sürece bırakın kendi bildikleri şekilde çalışsınlar. Yetişkin bir insan bazen sabahları erken saatlerde, bazen de akşam geç saatlerde çalışabilir. İşler bittiği sürece ve olması gerektiği toplantılara veya diğer planlanmış etkinliklere katılabildiği sürece, gün boyu masasında olması gerçekten önemli midir?

Siz onlara yapılması gerekenleri söyleyin, yol gösterin, ama nasıl yapılacağına bırakın onlar karar versinler. Elbette bazı konularda ne, nasıl yapılacak bellidir ve farklı bir şekilde yapılmaması gerekir, ama zaten benim onlardan bahsetmediğimi anladığınızı düşünüyorum.

Çalışanlarınızın kendilerine güvenmelerine ve yaratıcılıklarını kullanmalarına izin verin. Onlardan istediğiniz sonuçları alacağınız konusunda emin değilseniz, kendinize nedenini sorun. Genellikle, endişe edecek bir durum yoktur ve konu sizin her şeyi kontrol etme isteğinizdir. 😉

Ne demişler: “Birisine güvenip güvenemeyeceğini öğrenmenin tek yolu ona güvenmektir.”

Hepimiz liderlik tarzımızı geliştirirken hata yaparız, ama bu iyi bir şeydir. Hatalarımızı ekibimizle paylaşırsak, güven ve saygı yaratırız.

Patron siz olabilirsiniz, ama yapmanız gereken şey sizi insan olarak görmelerine izin vermektir.