İşveren için en büyük sosyal medya riski nedir?

SM_Caution_for_Invite_flatSizin de işvereniniz sürekli olarak işyerinde sosyal medya kullanımının yarattığı işgücü kaybının sonuçlarından bahsediyor mu? Dünyanın dört bir yanından 110 dan fazla işletmeyle yapılan bir anket sonucu, işverenlerin işyerinde sosyal medya kullanımını nasıl ele aldıkları hakkında bazı yaygın inançları ispatlıyor gibi görünüyor. Daha da önemlisi, anket aynı zamanda işverenlerin çoğunun göz ardı ettiği herhangi bir sektörde, herhangi bir iş kolu için önemli hasara neden olabilecek bazı riskleri ortaya çıkarıyor.

Anket

29 Nisan 2014, global bir hukuk şirketi olan Proskauer “2014 Dünya çapında iş yerinde Sosyal Medya 3.0” isimli anket çalışmasının sonuçlarını açıkladı.  Bu yapılan anketin ard arda üçüncüsü idi. Proskauer’in açıkladığı gibi, araştırma  dünya çapındaki ortakları ile birlikte gerçekleştirilmişti. Arjantin, Brezilya, Kanada, Çin, Danimarka, Fransa, Almanya, Hong Kong, Hindistan, İrlanda, İtalya, Japonya, İspanya, Hollanda, Birleşik Krallık ve Amerika Birleşik Devletleri gibi ülkelerden 110 çok uluslu şirketin yönetim kurulu seviyesinden katılımı ile sosyal medya politikaları değerlendirilmişti.

Anket Sonuçları

Öncelikle belirtmeliyim ki anket sonuçları iş yerinde sosyal medya kullanımı konusundaki birçok varsayımı doğruladı. Mesela şirketlerin kendi markaları için sosyal medya kullanım oranı %88.5 civarında çıkmış. Üstelik son 3 yıldır hep bu amaç için yatırım yapıldığı belirtilmiş. Açık konuşmak gerekirse oranın %88.5’den yüksek olmaması bana şaşırtıcı geldi. Artık sosyal medya ortamında varolmayan bir şirketin varlığını ben düşünemiyorum doğrusu. Yine ankete göre şirketlerin %78.9 bir sosyal medya politikası oluşturmuş ve %52.9’u bunları geçen yıl içerisinde güncellemiş. İşte bana bir süpriz daha, yani %21’den fazla işverenin daha işyerinde sosyal medya kullanımı ile ilgili bir politikası bile yok. Bence şirketlerin mutlaka kendi işlerini korumak adına bir politikası olmalı. Dikkatinizi çekerim, politika yasaklayıcı olmalı demiyorum.

Ankete katılanların yaklaşık %90’ının kendi işleri için sosyal medyayı kullanırken, çalışanlarını engellemeye çalışması bana garip geliyor doğrusu. Mesela katılan şirketlerin %64’ü kendi çalışanlarının iş yerinde sosyal medya sitelerine girişini engelliyor. Buna ek olarak %58.8’i çalışanların kullanımını gözetliyor. Bu ne demek oluyor peki? Açıkcası bu rakamlar işverenlerin iş yerinde sosyal medya kullanımı konusunda ne kadar ihtiyatlı ve muhafazakar olduklarını bir kez daha gözler önüne seriyor. İşverenler kendi işleri için sosyal medya kullanımının önemini anlarken, kendi çalışanları için bunu bir oyalanmaya sebep verici kaynak olarak görüyor ve onları verimsizliğe karşı korumaya çalışıyor. Üstelik katılımcıların %81’i işyerinde sosyal medya kullanımının gelecekte büyük bir sorun teşkil edeceğine inanıyor.

İşverenlerin karşılaştığı en büyük sosyal medya riski

Anket sonucu bize gösteriyor ki bu konudaki en ihtiyatlı işverenler dahi risk altında. İlk gösterge, şirketlerin çalışanlarını işyerinde sosyal medya kullanımı konusunda hiç eğitmedikleri konusunda. Bence kesinlikle nefes aldırmayan politikalar ve çalışanların yaptıklarını takip altına alımlar uygulanırken, çalışanları ne gibi olumsuz sonuçların doğabileceği konusunda bilinçlendirecek uygun yöntemler de oluşturulabilir. Ankete bakarsak bu yönde eğitim yapan şirket oranı sadece %37.5.  Yapılacak ufak bir yatırım ile şirket içi gerçekten gereksiz sosyal medya kullanım oranları kolaylıkla düşürülebilir. Katılan şirketlerin %52.3’ü çalışanlarının sosyal medya kullanımını kötüye kullandıklarını yani iş yapmak yerine boş boş gezdiklerini ve verimsizlik oluştuğunu belirtmiş. Bu sebeple disiplin oluşturmak amaçlı kısıtları getirdiklerini ifade etmişler. Yine %71.2 oranında ise disiplin cezası vermek zorunda kalındığı belirtilmiş.

Sevgili işverenler, eğer bir iş yerinde sosyal medya kullanımı politikanız varsa-aferin size. Ama eğer çalışanlarınızı bu politika konusunda eğitmiyorsanız veya uygunsuz kullanımın ne gibi sonuçlar doğurabileceğini anlamalarına yardımcı olmuyorsanız her zaman şirketinizi risk altında bırakmaya devam edeceksiniz.

Diğer bir risk ise eski çalışanlarınız. Çok düşük bir oranda %17.5 eski çalışanlara yönelik bir koruma sağlayan politika olduğunu görüyoruz.  İşte sadece bu küçük orandaki işletmeler çalışanlarının kendi şirketinden ayrıldıktan sonra da sosyal medyayı kullanmaya devam ettiğinin farkında ve buna göre bazı önlemler almış durumda. Özellikle hoştnut olmadan ayrılan eski çalışanların, şirket hakkında sahip oldukları ve açıklanmaması gereken bilgileri şirketten ayrılınca açıkca beyan etmemeleri konusundaki önlemleri düşünmenizi tavsiye ederim.

İşverenler için bazı öneriler

Proskauer anketi 5 öneride bulunmuş:

  1. Yıllık denetimler uygulayın.  Bu aslında doğru, çünkü sosyal medya kullanımı gün geçtikçe farklılaşıyor ve teknolojinin gelişimi ile birlikte hem işveren hem de çalışanlar tarafında doğan yükümlülükler değişkenlik gösterebiliyor.
  2. Net politikalar oluşturun.  Her alanda olduğu gibi, oluşturacağınız politikaların anlaşılır olması gerekir.
  3. Eğitim şart.  Politika olması iyi ama eğitim bu politikanın uygulanmasını sağlar. Ayrıca insanların bilinçlenmesi farklı bakışaçı kazanması işveren olarak sizlere klaylık sağlar.
  4. Ana riske odaklanın.  Bu gizli ve/veya özel bilgilerin korunmasını, taciz ve ayrımcılık yapılmasının önlenmesi gibi konuları içerebilir.
  5. Ayrılan çalışanlara dikkat edin.  Önemli bir çalışan şirketten ayrılmadan önce, işyerinizin zaten sosyal medya konusunda çalışanın istismarını önleyecek hükümleri içeren bir politikası olmalıdır. Böyle birşey yoksa bir an önce buna odaklanın.

Sizin şirketinizin sosyal medya kullanım poltikası var mı?  Şirketinizden ayrıldığınızda sizi kısıtlayan konular neler biliyor musunuz?  Anket sizce bizim ülkemiz açısından doğru sonuçlar içeriyor mu?

Bu yazıda bahsettiklerim hukuki öneriler değildir. Anketin kendi açımdan yorumlanması ve kişisel düşüncelerimdir.